AIで資料作成・議事録を効率化｜効果が出る業務の3条件

生成AIを利用する企業は9割近いものの、効果は偏っている

総務省の「令和8年版 情報通信白書」によると、何らかの業務で生成AIを利用していると回答した企業の割合は86.4%でした。（生成AIの活用方針について「わからない」と回答した企業を除いた集計）。

「そうなの？意外と多いな」と思った方も多いのではないでしょうか。
2024年度の調査から大幅に上昇していますが、「導入」そのものではなく、今後の問題となるのは導入の「その先」です。

生成AIが活用されている業務の内訳

同じ調査では、業務類型ごとの生成AIの活用状況も示されています。

【表1】業務類型ごとの活用状況と効果の実感（日本）

出典：総務省「令和8年版 情報通信白書」図表Ⅰ-2-1-7（2つの割合は母集団が異なります）

生成AI業務活用の効果の実感に大きな差がある

注目したいのは、実際に使った企業が「効果があった」と答えた割合です。

議事録・メール作成補助では72.3%と7割を超えるのに対し、社内ヘルプデスクは42.7%、営業・販売は37.5%にとどまります。白書も、議事録・メール作成補助の効果実感がほかの類型に比べて顕著に高いとしています。

活用している企業の割合を見ると、議事録・メール作成補助が約7割、営業・販売が約6割、社内ヘルプデスクが約5割と、どれも決して低くはありません。それでも、使った人が効果を実感できているかどうかには、2倍近い開きがあります。

つまり多くの業務では「使ってはみたが、効果を実感できた人は半分に満たない」という状態が起きているわけです。

同じ調査では、日本は他の3か国に比べて「未導入」や「わからない」と回答する割合が高いことも示されています。米国や中国では各業務類型で活用率が高く、とくに研究・商品開発で効果を実感する割合が高い傾向が見られました。

ここから、日本では、どの業務にどう効くのかがまだ定まっていないという状況がうかがえます。

なぜ議事録だけ効果が出ているのか

理由は「議事録が特別な業務だから」ではありません。AIが力を発揮するための3つの条件がそろっているからです。

効果が出る3つの条件

【表2】議事録がAIに向いている理由

大事なのは「3要素がそろっている」こと

この3つは、どれか一つでも欠けると効果が落ちます。

たとえば営業・販売の業務を考えてみてください。提案内容を考える作業には、材料（顧客の情報）が必要です。しかし、ゴールの形は多様に存在し、判断も大量に必要です。だから使ってはみても、期待したほどの手応えが得られません。

社内ヘルプデスクも同じです。過去の問い合わせという材料はあり、回答の形もある程度は決まっています。しかし「この質問にこう答えてよいか」という判断が残ります。

この3条件は、そのまま使える道具になる

ここが本記事でいちばんお伝えしたい点です。「AIに向いている業務」を漠然と探す必要はありません。手元の業務をこの3つに当てはめれば、効果が出るかどうかを事前に見分けられます。

• 3つそろっている → そのまま任せてよい
• 1～2つ → 工程を分けると、任せられる部分が見つかることがある 工夫すれば効果が出る
• 1つもあてはまらない → 今は人がやったほうが早い

では、3つとも当てはまらないように見える業務はどうすればよいのでしょうか。次章では、その代表例である資料作成を取り上げます。

資料作成にこの条件を当てはめる

資料作成は、先述した3条件に照らすと、そのままでは条件を満たしていません。

【表3】資料作成を3条件で見ると

「資料を作って」とお願いしてもうまくいかないのは、3条件のうち2つを満たしていないからかもしれません。

工程に分けると、条件を満たす部分が見つかる

ただし、資料作成を一つの作業として扱うのをやめると、出力の品質が変わります。資料を作るという行為は、実際には4つの工程に分かれています。そして、真ん中の2工程だけは3条件を満たしています。

【表4】資料作成の工程分担

人が入口と出口をしっかり押さえ、真ん中をAIに任せる。上記のとおり、②と③は3条件を満たします。①で目的が決まっているので材料とゴールがあり、判断はすでに①で済んでいるからです。

①を飛ばすと、うまくいかない

うまく使えていない人のほとんどが、①「何を伝えるか決める（目的と相手）」を飛ばして②から始めています。

目的やゴール、相手が決まらないまま「資料を作って」と頼めば、AIは一般論を返すしかありません。これが最も多い躓き方です。

指示はこう変わる

【表5】指示の書き方で結果が変わる

右側の指示には、①「何を伝えるか決める（目的と相手）」で決めるべきことがすべて入っています。相手が誰で、何を実現したくて、どんな形で欲しいのか。ここを言語化する作業だけは、人にしかできません。

確認を省いてはいけない

④ 「中身を確認する（事実と数字）」も人の仕事です。AIは事実と異なる内容をもっともらしく書くことがあります。

とくに数字、固有名詞、日付は要注意です。社外に出す資料であれば、出典にあたって確認する工程を必ず残してください。ここを省くと、時間の節約どころではない損失につながります。

指示の出し方で結果は変わる

前章で見たとおり、指示の質がそのまま結果の質になります。AIへの指示文は「プロンプト」とも呼ばれますが、難しいテクニックは要りません。次の4つを入れるだけで十分です。

【表6】指示に入れる4つの要素

4つをつなげると、そのまま指示文になります。「初めて会う中小企業の経営者に、導入のハードルが低いと感じてもらいたいです。A4 5枚程度、箇条書き中心でお願いします。専門用語は使わないでください。」

一度で完成させようとしない

やりとりを重ねるほど、結果は良くなります。

「もっと短く」「3つ目だけ書き直して」「別の切り口でもう3案」。こうした修正を複数回、重ねていくのが正しい使い方です。1回で「ダメだ」と判断して諦めてしまわずに、根気よくやり取りを重ねましょう。

直してほしいときは、悪い例を見せる

言葉で説明しても伝わらないときは、「こういうのは違う」と実例を示すとAIの出力は大きく改善します。良い例を説明するより、避けたいものを見せるほうが速いことがあります。

自分の業務から候補を探す

ここまでの3条件を、自分の仕事に当てはめてみてください。職種別の代表例を挙げます。

【表7】職種別・3条件を満たしやすい業務

並べてみると、どの職種でもAIが担っているのは「整理」と「下書き」までであることがわかります。判断と最終確認は、職種を問わず人に残ります。

逆に言えば、この2つに当てはまる作業なら、職種を問わず効果が見込めます。

議事録から始めるのが良い理由

AI活用で何を選ぶか迷ったら、議事録から始めることをおすすめします。

冒頭のデータが示すとおり、ここは最も効果が実感されている領域です。3条件がそろっており、成功体験を得やすいからです。

やり方は難しくありません。録音や文字起こしのテキストを渡し、「決まったこと」「持ち帰りになったこと」「担当と期日」を抜き出してもらいます。

全文をきれいに整えるより、この3項目に絞るほうが実用的です。読み返す人が知りたいのは、発言の全記録ではなく「結論」だからです。

なお、打ち合わせの録音を扱う場合は、参加者の同意と社内のルールを確認してください。顧客との会話が含まれる場合はとくに注意が必要です。

効果が出ないときに起きていること

生成AIを使っていても、そこまで業務が楽になった実感がないんです…。

その悩みはよく耳にします。原因はたいてい使い方ではなく、選んだ業務のほうにあります。原因を探ってみましょう！

【表8】効果が出ない原因と対処

最後の項目が重要

個人が自分の作業を速くしても、組織としての効果にはなりません。

AI活用が順調に進んでいる職場に共通しているのは、誰かが見つけた使い方が、部署の中で共有されていることです。
ある人が議事録のやり方を確立し、それが手順として回り始める。この段階に入って初めて、会社として「効果があった」と言えるようになります。

「効果を実感できているかわからない」という状態は、個人の工夫が個人の中で止まっていることの裏返しでもあります。

小さく始めて、組織の成果に変える

業務活用のイメージが湧いたよ！でも、何から手をつけたらいいのかな。

まず業務を一つだけ選んでみてください。
いきなり全体を変えようとすると手が止まってしまいます。一つ活用成果が出れば、次は自然に広がっていきます。

進め方

STEP1. 業務を一つ選ぶ

毎週必ず発生し、3条件（「①材料がある」「②形が決まっている」「③判断が要らない」）を満たすものを選びます。
議事録、定例の報告書、問い合わせ返信あたりが第一候補です。

STEP2. かかっている時間を先に測る

着手する前に、その作業に何分かかっているかを記録します。これを飛ばすと、効果があったかどうかを検証できません。後から思い出して書くのでは、根拠になりません。

STEP3. 2週間続ける

1回で判断しないでください。慣れるまでに数回はかかります。指示の出し方も、繰り返すうちに自分なりの型ができてきます。

STEP4. 前後を比べて共有する

時間の変化を記録し、手順を文書にして共有します。ここまでやって初めて、組織としての効果になります。

効果の測り方

生成AIの業務活用の効果測定は、時間で測るのがいちばん検証しやすい方法です。

• 1回あたりにかかる時間
• 月あたりの発生回数
• 差し引きで浮いた時間

品質も見たい場合は、差し戻しの回数が使えます。上長や顧客からの修正依頼が減っていれば、質を落とさずに速くなったと言えます。

この数字があると、社内で展開するときの説得材料になります。「便利でした」では人は動きませんが、「月に4時間、節約できました」なら話が通ります。

おわりに

生成AIを使っている企業は9割近くに達していますが、効果を実感できている業務は議事録・メール作成補助に偏っています。理由は、この業務が「材料がある」「形が決まっている」「判断が要らない」という3条件をすべて満たしているからです。

この3条件は、そのまま判断の道具になります。手元の業務に当てはめれば、効果が出るかどうかを事前に見分けられます。条件を満たさない業務でも、資料作成のように工程に分ければ、生成AIに任せられる部分が見つかります。

まずは議事録から試してみてください。3条件がそろっているぶん、最初の手応えをつかみやすい業務のはずです。

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